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La frontière entre les frais professionnels et les avantages en nature est parfois tenue. Pourtant, la différence est importante, tant pour la société que pour les bénéficiaires.

 Véhicule d’entreprise, scooter, téléphone portable, ordinateur, notes de restaurant, carte bancaire, coaching, vêtements, taxis, chèques emplois services…, il arrive que ces dépenses soient prises en charge par la société pour ses dirigeants ou salariés. Elles constituent soit des frais professionnels, soit des avantages en nature. Attention, la confusion peut être lourde de conséquences.

A distinguer des frais professionnels

Les avantages en nature sont des frais personnels du dirigeant ou salarié que l’entreprise supporte à sa place. Ils consistent en la mise à disposition du dirigeant de biens dont la société est propriétaire ou locataire ou dans la prise en charge par celle-ci de dépenses incombant normalement au dirigeant, gratuitement ou pour une valeur réduite. Par conséquent, ils constituent des rémunérations, contrairement aux frais professionnels.

Pour le bénéficiaire

 Selon le Code général des impôts, ces avantages en nature participent pleinement de la rémunération du salarié ou dirigeant. A ce titre, ils doivent être déclarés par leur bénéficiaire dans la même catégorie que la rémunération classique qu’il perçoit de l’entreprise. Pour les salariés, ils doivent d’ailleurs figurer sur les fiches de paie, et pour les dirigeants non salariés, ils doivent figurer sur la déclaration sociale des indépendants (DSI). Ils doivent également être assujettis aux cotisations sociales, et donc être déclarés aux organismes sociaux dont ils dépendent (RSI ou régime général).

Du côté de l’entreprise

Pour l’entreprise, ces avantages en nature et les cotisations sociales afférentes constituent en principe des charges déductibles des bénéfices imposables. A condition toutefois que ces rémunérations correspondent à un travail effectif ou ne soient pas excessives eu égard à l’importance du service rendu. Par exemple, l’entreprise peut accorder un logement de fonction, et le prendre en charge comme une rémunération en nature, s’il s’agit d’une nécessité absolue. De même, pour les frais d’hébergement qui doivent être justifiés par un déplacement. A défaut, ces frais seront considérés comme des avantages occultes, imposables dans la catégorie des revenus de capitaux mobiliers pour le dirigeant et réintégrés dans le bénéfice de la société.

Evaluation encadrée

L’évaluation des avantages en nature est très encadrée par le Code général des impôts. Lorsqu’ils sont consentis aux dirigeants (non assimilés salariés), ces avantages en nature doivent toujours être évalués pour leur montant réel. Par exemple, si l’avantage réside dans un logement, il sera évalué d’après la valeur locative réelle pour le dirigeant, d’après la valeur locative foncière pour les salariés. Pour les véhicules de fonction, Bercy admet qu’ils soient évalués sur un mode forfaitaire.